公司公章使用的過程中需要注意什么

一、建立嚴格的公章管理制度

1. 專人保管

   • 公司公章應(yīng)當(dāng)指定專人負責(zé)保管，一般是由公司的行政部門或者專門的印章管理人員保管。保管人員必須具備高度的責(zé)任心和忠誠度，確保公章的安全。例如，大型企業(yè)通常會設(shè)立專門的印章管理崗位，由經(jīng)過嚴格背景審查的員工擔(dān)任。

   • 保管人員要確保公章存放在安全的地方，如專門的保險柜。保險柜的鑰匙和密碼要分開保管，鑰匙由保管人員持有，密碼只有少數(shù)相關(guān)負責(zé)人知曉。

   
   

2. 使用審批流程

   • 建立完善的公章使用審批流程。使用公章前，必須經(jīng)過相關(guān)負責(zé)人的書面審批。審批人要根據(jù)用章事項的性質(zhì)、金額、重要性等因素進行嚴格審核。例如，對于涉及重大合同簽訂的用章申請，可能需要公司的法定代表人或者總經(jīng)理審批；對于一般性的文件用章，如日常的行政文件，可以由部門負責(zé)人審批。

   • 審批過程要留下書面記錄，包括審批人簽字、審批時間、用章事由等信息。這些記錄可以作為日后審計或者追溯責(zé)任的依據(jù)。

   
   

二、明確公章使用范圍

1. 合法合規(guī)的商務(wù)用途

   • 公章主要用于公司對外的正式商務(wù)活動，如簽訂合同、協(xié)議等。在簽訂合同時，要確保合同內(nèi)容經(jīng)過法務(wù)部門或者專業(yè)法律顧問的審核，避免出現(xiàn)違法違規(guī)或者損害公司利益的條款。例如，在簽訂采購合同中，要明確采購的商品名稱、數(shù)量、價格、交貨時間等關(guān)鍵條款，并且公章加蓋的位置要符合合同的規(guī)范要求。

   • 用于公司的法律文件，如起訴狀、答辯狀、授權(quán)委托書等。在使用公章時，要確保這些法律文件是基于真實的法律事務(wù)，并且有相關(guān)的法律依據(jù)。

   
   

2. 禁止用于非法或違規(guī)活動

   • 嚴禁使用公章進行違法犯罪活動，如虛開發(fā)票、制作虛假的財務(wù)報表等。公司要加強內(nèi)部監(jiān)督，防止個別員工利用公章謀取私利。例如，公司要定期對財務(wù)報表等重要文件進行審計，檢查是否存在使用公章進行不正當(dāng)操作的情況。

   • 不能隨意在空白紙張、空白合同或者未明確內(nèi)容的文件上加蓋公章。如果因為特殊情況需要預(yù)先蓋章，必須有嚴格的控制措施，如對空白文件的數(shù)量、用途進行詳細登記，并且由專人負責(zé)跟蹤這些文件的使用情況。

   
   

三、規(guī)范公章使用方式

1. 正確加蓋公章

   • 公章要加蓋在文件的指定位置，通常是在合同的落款處、文件的結(jié)尾處等。加蓋時，要保證印章清晰、完整，不能出現(xiàn)模糊、重影或者部分缺失的情況。例如，在簽訂重要的商務(wù)合同中，如果公章加蓋不清晰，可能會導(dǎo)致合同的有效性受到質(zhì)疑。

   • 對于多頁的文件，如果需要加蓋公章，除了在最后一頁落款處蓋章外，還應(yīng)當(dāng)在騎縫處加蓋公章，以防止文件被篡改。騎縫章要均勻分布在每一頁的邊緣，確保文件的完整性和真實性。

   
   

2. 記錄用章信息

   • 每次使用公章都要進行詳細的記錄，包括用章日期、用章文件名稱、用章事由、使用人、審批人等信息。這些記錄可以采用紙質(zhì)登記本或者電子表格的形式進行保存。例如，通過使用電子印章管理系統(tǒng)，可以更方便地記錄和查詢公章的使用情況。

   
   

四、公章的變更和銷毀

1. 變更注意事項

   • 當(dāng)公司名稱、法定代表人等關(guān)鍵信息發(fā)生變更時，需要及時更換公章。新公章啟用后，舊公章要及時收回并妥善保管或者銷毀。在更換公章的過程中，要向相關(guān)單位和合作伙伴發(fā)出通知，告知其公司公章已變更，避免出現(xiàn)用章混亂的情況。例如，通過在報紙上刊登公告、向業(yè)務(wù)往來單位發(fā)送函件等方式進行通知。

   
   

2. 銷毀程序

   • 對于廢棄的公章，如舊公章或者損壞的公章，要按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀方式可以是在公安機關(guān)或者公證機構(gòu)的見證下進行物理銷毀，如粉碎、熔化等。銷毀過程也要進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、參與人員等信息，以確保公章的徹底銷毀，防止其被非法利用。蘇州代辦營業(yè)執(zhí)照，蘇州營業(yè)執(zhí)照代辦，蘇州注冊公司，蘇州公司注冊，蘇州工商注冊，蘇州注銷公司